Wat u moet weten en doen als een werknemer bij u in dienst komt

Wat u moet weten en doen als een werknemer bij u in dienst komt

7 maart 2018 Nieuws 0

Als een werknemer bij u in dienst komt moet u zijn identiteit vaststellen. Dat is één van de zaken die u op grond van de Wet op de Identificatieplicht (WID) moet regelen. Daarnaast zijn er regels voor het bewaren van een kopie van het identiteitsbewijs van uw medewerker(s) en voor de identificatieplicht van uw medewerker(s) op de werkplek. Hieronder een beknopt overzicht van de belangrijkste aandachtspunten.

 

  1. Verificatieplicht: er geldt een plicht om het identiteitsbewijs van uw werknemer(s) op echtheid en geldigheid te controleren;
    1. de verificatieplicht moet gebeuren voordat de medewerker in dienst komt;
    2. dit geldt ook wanneer het bijvoorbeeld een stagiair of vrijwilliger betreft, maar ook;
    3. wanneer iemand voor u werkt, maar ergens anders op de loonlijst staat, zoals bijvoorbeeld uitzendkrachten of zelfstandigen;
    4. de verificatieplicht moet gebeuren aan de hand van een geldig en origineel identiteitsbewijs. Een rijbewijs volstaat in dit kader niet. Ook een verlopen paspoort of identiteitskaart is niet voldoende;
    5. voor buitenlandse medewerkers zijn er aanvullende regels van toepassing.
  2. Bewaarplicht: voordat de medewerker begint moet u, naast de verificatieplicht, een kopie van het identiteitsbewijs van uw werknemer(s) in de administratie bewaren;
    1. dit mag een papieren kopietje zijn, maar een digitale scan is ook toegestaan, als het maar goed leesbaar is;
    2. u moet beschikken over alle pagina’s waarop de persoonsgegevens van de werknemer staan;
    3. bij een identiteitsbewijs is dit de voor- en achterkant;
    4. bij een paspoort zijn dit alle pagina’s met persoonsgegevens (bij buitenlandse werknemers indien van toepassing ook de de eventuele verblijfssticker van de IND);
    5. voor medewerkers die via een uitzendbureau of aannemer of zelfstandige voor u werken, gelden andere regels;
    6. de kopie van het identiteitsbewijs moet in ieder geval tot het jaar waarin de werknemer vijf kalenderjaren uit dienst is (of de arbeidsrelatie met de uitzendkracht, zelfstandige of ingeleende medewerker vijf volle jaren is geëindigd)
  3. Zorgplicht: u heeft de plicht om medewerkers de gelegenheid te geven aan hun identificatieplicht te voldoen bij een controle op de werkplek;
    1. alle medewerkers moeten zich op de werkplek kunnen identificeren (dus bijvoorbeeld ook de stagiair, uitzendkracht, vrijwilliger) Bij een controle door bijvoorbeeld de Belastingdienst moeten zij dit kunnen tonen. U moet hen de gelegenheid geven aan deze plicht te voldoen (doordat zij bijvoorbeeld het identiteitsbewijs of paspoort uit hun kluisje moeten ophalen);
    2. in dit kader van de identificatieplicht op de werkplek is een Nederlands of Europees rijbewijs wel toegestaan.

 

Deze verplichtingen gelden voor alle medewerkers die bij u in dienst zijn. Voor medewerkers die ingehuurd of ingeleend zijn, zijn ze zoals aangegeven niet allemaal van toepassing.

 

Meer informatie vindt u op deze pagina van de Rijksoverheid.