Support

De afgelopen tijd zijn er veel administratie- en accountantskantoren overgestapt. Om deze overstap zo makkelijk mogelijk te maken hebben wij de veelgestelde vragen van deze klanten op een rijtje gezet. Indien er vragen/opmerkingen volgens jou tussen moeten komen dan horen wij dat graag.

Zoals ongetwijfeld bekend is vind je alle informatie omtrent Nmbrs in de uitgebreide kennisbank.

Algemeen

Wat zijn de belangrijkste zaken waar ik op moet letten bij het aanmaken/inrichten van een nieuw bedrijf?

Wanneer je een nieuw bedrijf invoert in Nmbrs® is het erg belangrijk dat dit goed gebeurt. Volg daarom het onderstaande stappenplan om er zeker van te zijn dat je de juiste implementatiemethode hanteert. Eventuele valkuilen waar je goed op moet letten worden hier ook besproken.

In dit stappenplan zal ingegaan worden op de bedrijfsinstellingen, dus alleen de instellingen op bedrijfsniveau.

Hoe geef ik mijn klant toegang tot de salarisdocumenten?

Nmbrs® biedt drie verschillende scenario’s die je als accountant aan je klant kunt bieden. Het scenario bepaalt welke activiteiten door jezelf of door je klant worden uitgevoerd. De keuze voor een scenario is niet bindend en kan worden aangepast. Ook kunnen de basisscenario’s, eventueel op klantniveau, worden aangepast voor de eigen situatie.

Op debiteurniveau > Gebruikersaccounts > Klantlogins vind je 4 scenario’s die je kan gebruiken om klanten toegang te geven.

  1. Documentviewer – bedoeld voor klanten die hun volledige HR- en salarisverwerking willen uitbesteden. Dit is het meest gebruikte account.
  2. Salaris muteren + loonrunaanvraag – bedoeld voor klanten die zelf gebruikmaken van HR-diensten en de verwerking van moeilijke mutaties en de maandelijkse controle aan jou willen overlaten.
  3. Salarisgegevens lezen + loonrunaanvraag – bedoeld voor klanten die meer gegevens willen inzien (zoals verlof) dan scenario 1, maar de verwerking aan jou willen overlaten.
  4. Bedrijfsadministrator – bedoeld voor klanten die zelf over een online HR-salarissysteem willen beschikken, maar voor wie de accountant de HR- en salarisinstellingen beheert.

Hoe kan ik het beste contact met jullie opnemen? (support)

Wij verzoeken jou vriendelijk om contact op te nemen per e-mail. Wij zorgen er voor dat je dezelfde werkdag een inhoudelijke reactie krijgt. Het grote voordeel van mailcontact is dat je het antwoord op een later moment gemakkelijk kan terugvinden.

Loonopdracht

Hoe verwijder ik een loonrun?

Waar kan ik instellen wie signalen ontvangt?

Het is mogelijk om signalen (email) naar contactpersonen en/of managers te sturen als bijvoorbeeld een contract bijna is afgelopen of als er een medewerker jarig is. Je vindt dit bij Debiteur > HR Signaalinstellingen.

Hoe werkt de workflow?

In ons systeem kunnen de maandelijkse salarisactiviteiten, zoals het verwerken van een salarisrun, het zichtbaar maken van loonstroken en het insturen van de loonaangifte, via de workflow worden ingepland of automatisch worden uitgevoerd.

Een Payroll Worfklow is opgebouwd uit verschillende “tracks”:  de werkperiode, de run-, loonaangifte- en pensioenexportacties. Je kunt deze activeren, automatisch laten uitvoeren, er signalen over verzenden en eventueel bepalen naar welke contactpersonen deze worden verzonden.

Voor de automatische verwerking kan je bijvoorbeeld kiezen uit onze default workflow ‘DGA geautomatiseerd (15e)’.

Met welk systeem kunnen er automatische koppelingen worden gemaakt?

Veel tijd kwijt aan tijdrovende en omslachtige administratieve handelingen? Onze salarisapplicatie kan veel van deze processen automatiseren!

Daarnaast heeft het al vele automatische koppelingen met pakketten voor bijvoorbeeld boekhouding en tijdregistratie! Denk aan boekhoudpakketten zoals Twinfield, Yuki, Exact en Unit4. Maar ook tijdregistratiesystemen zoals L1NDA of Werktijde. Dit werkt zeer efficiënt en verkleint de foutenkans!

Nieuwsgierig of we kunnen koppelen met een pakket waar jij mee werkt? Bekijk alle koppelingen op deze pagina.

Overzichten/rapportages

Waar kan ik zien hoe veel loonstroken ik heb verwerkt?

Conversie

Hoe converteer ik het XML-bestand van de loonaangifte van LogiSal naar Nmbrs?

  1. Open LogiSal en ga naar de module Loonaangifte.
  2. Selecteer de administratie en kies voor Historie.
  3. Selecteer de meest recente aangifte via zien/print en sla deze op via het diskette teken (W of L).
  4. Ga via Google Chrome naar de Nmbrs omgeving (Salariszaken) en kies voor Explorer. Maak een nieuwe debiteur aan via het + icoontje en noteer (kopieer) het automatisch gegenereerde nummer. Dit nummer dien je straks te gebruiken tijdens het importeren.
  5. Selecteer aan de linkerkant Instellingen (tandwieltje).
  6. Selecteer de loonaangifte XML converter die onder TOOLS staat (rechterkant).
  7. Selecteer hier het opgeslagen XML-bestand (stap 3) en kies voor Upload & Convert.
  8. Sla dit Excel-bestand op en kies in Excel voor bewerken inschakelen.
  9. De tabbladen Bedrijven en Werknemers zijn het meest relevant voor een basisimport.
  10. Ga naar kolom A van tabblad Werknemers. Het debiteurnummer is het nummer dat je hebt genoteerd na het aanmaken van de debiteur. Dit is belangrijk zodat dit bedrijf onder de juiste debiteur wordt geïmporteerd.
  11. Op tabblad Werknemers zijn met name de volgende kolommen belangrijk die ingevuld/aangepast dienen te worden: Debiteurnr, Bedrijfnr, Persnr, CodeBepTd en SchriftelijkContract.
  12. Op tabblad Bedrijven zijn de volgende kolommen belangrijk die ingevuld/aangepast dienen te worden: Debiteurnr, Bedrijfnr, Startperiode (maand) en Startjaar. Het Bedrijfnr en Persnr zijn naar wens in te vullen. Het is wel belangrijk dat het Bedrijfnr op beide tabbladen hetzelfde is.
  13. Sla het Excel-bestand op zodra deze gegevens ingevuld zijn en ga in Nmbrs naar de Explorer, klik op de debiteur en kies voor Import/Export onder het kopje Documenten.
  14. Kies voor Import en vink Excel importbestand aan. Selecteer het importbestand en kies voor Upload.
  15. Controleer nu of het bedrijf en de werknemers kloppen. Als alles goed is gegaan zie je alle tekst in het groen. Klik op Import als alles akkoord is. (als er een einddatum mist bij medewerkers met een tijdelijk contract krijg je een melding in het rood maar kun je wel doorgaan en het straks aanpassen in het systeem).
  16. Nu zijn de basisgegevens in Nmbrs gezet en kun je de instellingen op debiteurs-, bedrijfs- en werknemersniveau doorlopen.

Download hier het stappenplan.

Cursussen

Bieden jullie ook cursussen aan?

De inhoud met uitleg of doorverwijzing naar een andere pagina met uitgebreidere uitleg.