Bewaartermijn loonadministratie

Bewaartermijn loonadministratie

12 augustus 2014 Nieuws 0

Bepaalde onderdelen van uw administratie zijn basisgegevens.
Daarbij moet u denken aan: de loonadministratie, het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, de voorraadadministratie en de in- en verkoopadministratie.
Iedere ondernemer moet de basisgegevens van zijn administratie 7 jaar bewaren (fiscale bewaarplicht). Dit geldt dus ook voor de loonadministratie.

Ook als u stopt met ondernemen of geen werknemers meer hebt, moet u de gegevens de volledige bewaartermijn bewaren.
Voor sommige gegevens binnen de loonadministratie geldt een andere bewaartermijn.
De volgende gegevens moet u ten minste 5 kalenderjaren na het einde van de dienstbetrekking bewaren:

• loonbelastingverklaringen of formulieren met de gegevens voor de loonheffingen, zoals het ’Model opgaaf gegevens voor de loonheffingen’ en het ’Model opgaaf gegevens voor de loonheffingen (studenten- enscholierenregeling)’

U bewaart ook de oude verklaringen en formulieren als zij zijn vervangen door nieuwe.

• kopieën van het identiteitsbewijs

• kopieën van beschikkingen of verklaringen die u van uw werknemer hebt gekregen

Voor de overige gegevens kunt u afspraken maken met de Belastingdienst over kortere bewaartermijnen dan 7 jaar.
De kortere bewaartermijnen gelden uitsluitend voor de Belastingdienst. Bij andere overheidsinstellingen kunt u nog te maken krijgen met de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar.
De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma’s en bestanden. U moet ervoor zorgen dat deze programma’s en bestanden bij een controle kunnen worden gebruikt.
U voldoet niet aan uw bewaarplicht als u uitsluitend een bestand in afgedrukte vorm bewaart.